Publisher

USMUSM

Journal Information Science and LibraryInformation Science and Library Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis perubahan sistem pengelolaan surat menyurat dari metode manual ke digital menggunakan sistem E-office pada Biro Perekonomian dan Keuangan Sekretariat Daerah Provinsi DKI Jakarta. Transformasi ini dilatarbelakangi oleh tuntutan efisiensi, efektivitas, dan digitalisasi administrasi publik sebagaimana diamanatkan oleh Instruksi Gubernur Nomor 64 Tahun 2021 dan Peraturan Gubernur Nomor 99 Tahun 2021. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif, serta teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem manual memiliki sejumlah keterbatasan, seperti risiko kehilangan buku agenda fisik, proses disposisi yang memakan waktu, serta ketergantungan tinggi terhadap dokumen cetak. Setelah penerapan E-office, proses surat menyurat menjadi lebih cepat, tertata, dan terdokumentasi secara digital. Surat langsung masuk ke akun Kepala Biro dan dapat didisposisikan secara berjenjang ke bagian-bagian terkait tanpa perantara fisik. Sistem ini juga mempermudah pengelolaan arsip dan pelacakan surat keluar dan masuk melalui spreadsheet. Meskipun membawa dampak positif, penerapan E-office masih menghadapi beberapa kendala, antara lain keterbatasan akses sistem akibat gangguan teknis dan kebutuhan adaptasi bagi pegawai yang terbiasa dengan sistem manual. Diperlukan pelatihan dan peningkatan literasi digital untuk memastikan seluruh pegawai dapat beradaptasi secara optimal. Secara keseluruhan, implementasi E-office telah meningkatkan efisiensi kerja dan membentuk fondasi kuat bagi modernisasi administrasi pemerintah daerah.

Conclusion

Berdasarkan hasil penelitian mengenai perubahan sistem pengelolaan surat menyurat dari manual ke digital menggunakan E-office pada Biro Perekonomian dan Keuangan Sekretariat Daerah Provinsi DKI Jakarta, dapat disimpulkan bahwa transformasi digital ini membawa dampak signifikan terhadap efisiensi dan efektivitas kerja administrasi perkantoran.Sebelum implementasi E-office, sistem manual menunjukkan berbagai kelemahan, seperti ketergantungan pada buku agenda fisik, proses disposisi yang memakan waktu, penggunaan kertas yang berlebihan, serta risiko kehilangan dokumen.Kondisi ini menghambat kelancaran arus informasi internal dan menambah beban kerja pegawai.Setelah diterapkannya sistem E-office, pengelolaan surat menyurat menjadi lebih tertata dan terintegrasi.Proses distribusi surat dilakukan secara digital, langsung ke akun masing-masing pejabat terkait, tanpa memerlukan dokumen fisik.Pengarsipan juga menjadi lebih sistematis melalui pemanfaatan spreadsheet untuk merekap surat masuk dan keluar.Meskipun demikian, penerapan E-office masih menghadapi kendala, antara lain keterbatasan akses akibat gangguan teknis pada sistem dan tantangan adaptasi bagi pegawai yang sebelumnya terbiasa dengan metode manual.Oleh karena itu, dukungan berupa pelatihan, peningkatan literasi digital, dan pemeliharaan sistem secara berkala sangat dibutuhkan.Secara umum, implementasi E-office telah memberikan kontribusi nyata terhadap modernisasi tata kelola administrasi pemerintahan daerah, mendukung efisiensi waktu, penghematan sumber daya, serta meningkatkan transparansi dan akuntabilitas kinerja birokrasi.Perubahan ini menunjukkan bahwa digitalisasi bukan hanya kebutuhan, tetapi juga solusi strategis dalam menghadapi tantangan administrasi publik di era modern.

Future Research

1. Penelitian lanjutan dapat fokus pada evaluasi dampak jangka panjang implementasi E-office terhadap efisiensi dan efektivitas kerja administrasi perkantoran. Apakah sistem ini mampu mempertahankan peningkatan efisiensi yang signifikan dalam jangka waktu yang lebih lama? Apakah ada perbaikan berkelanjutan dalam pengelolaan arsip dan pelacakan surat?2. Studi komparatif antara Biro Perekonomian dan Keuangan dengan unit-unit lain di Sekretariat Daerah Provinsi DKI Jakarta dapat dilakukan untuk mengidentifikasi perbedaan dan kesamaan dalam penerapan E-office. Apakah ada tantangan atau keberhasilan unik yang muncul di unit-unit berbeda?3. Mengkaji peran pelatihan dan peningkatan literasi digital dalam memastikan adaptasi optimal pegawai terhadap sistem E-office. Bagaimana pelatihan dan peningkatan literasi digital dapat dirancang untuk memenuhi kebutuhan spesifik pegawai dalam menggunakan sistem digital? Bagaimana dampak pelatihan ini terhadap produktivitas dan kepuasan kerja pegawai?.

Metadata

File size	472.75 KB
Pages	7
DMCA	Report