USMUSM
Information Science and LibraryInformation Science and LibraryManajemen arsip dinamis inaktif di lingkungan pemerintah memerlukan sistem penataan yang efisien untuk menjamin akuntabilitas dan layanan publik. Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Tengah menghadapi tantangan volume arsip yang tinggi di tengah transisi menuju implementasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD). Akibatnya, Microsoft Excel diadopsi sebagai alat bantu pencatatan dan pelacakan arsip. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan proses penggunaan Microsoft Excel dalam penataan arsip dinamis inaktif dan menganalisis pengaruh kemudahan penggunaannya terhadap kecepatan dan akurasi proses temu kembali arsip. Ditemukan bahwa penggunaan fitur Filter dan Search pada Excel secara signifikan mengurangi waktu temu kembali arsip, meningkatkan efisiensi waktu hingga 60% dibandingkan metode manual. Kemudahan dalam penginputan dan modifikasi data menjadikan Excel solusi cepat yang diterima baik oleh staf. Namun, terdapat kelemahan krusial terkait standarisasi data, kerentanan keamanan file, dan ketidakmampuan Excel dalam memfasilitasi Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang sesuai dengan Undang-Undang Kearsipan. Microsoft Excel terbukti efektif sebagai alat bantu yang cepat dan mudah digunakan untuk temu kembali arsip inaktif, tetapi tidak memadai sebagai sistem kearsipan permanen. Rekomendasi mendesak adalah transisi penuh ke SIKD dengan tetap menjadikan Excel sebagai buffer data sementara yang terstandardisasi.
Proses penataan arsip dinamis inaktif di Biro Umum Setda Provinsi Jawa Tengah memanfaatkan Microsoft Excel sebagai alat bantu pencatatan metadata lokasi fisik arsip (nomor rak/boks).Proses ini melibatkan input data manual yang sistematis dan pelabelan fisik yang sinkron dengan database Excel.Kemudahan penggunaan Microsoft Excel memberikan pengaruh yang signifikan terhadap peningkatan efisiensi proses temu kembali arsip.Fitur Filter dan Search memfasilitasi penemuan lokasi arsip fisik secara cepat, mengurangi waktu tunggu pengguna arsip dan meningkatkan kinerja staf.Meskipun efisien, Excel memiliki keterbatasan mendasar yang mengancam keamanan data, integritas arsip, dan tidak mendukung fungsi wajib kearsipan formal (JRA).Penggunaan Excel harus diakui sebagai solusi sementara (interim solution) yang berpotensi menjadi bumerang jika tidak segera digantikan dengan sistem yang sesuai standar nasional.
Untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi proses temu kembali arsip, perlu dilakukan pengembangan sistem yang terintegrasi dengan Microsoft Excel. Sistem ini dapat memanfaatkan fitur-fitur Excel yang sudah ada, seperti Filter dan Search, serta menambahkan fungsi-fungsi khusus untuk kearsipan, seperti Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan kontrol kualitas data. Selain itu, penting untuk memastikan keamanan dan integritas data dengan menerapkan sistem backup dan pengamanan file yang kuat. Penelitian lanjutan dapat fokus pada pengembangan sistem kearsipan berbasis Excel yang terintegrasi dengan sistem informasi lain di Setda Provinsi Jawa Tengah, serta mengeksplorasi potensi penggunaan teknologi cloud untuk meningkatkan skalabilitas dan keamanan data.
| File size | 428.03 KB |
| Pages | 7 |
| DMCA | Report |
Related /
LPKIALPKIA Hasil penerapan Odoo memperlihatkan bahwa sistem ini mampu menyajikan laporan keuangan secara lebih rapi, akurat, dan mudah diakses. Selain itu, penggunaanHasil penerapan Odoo memperlihatkan bahwa sistem ini mampu menyajikan laporan keuangan secara lebih rapi, akurat, dan mudah diakses. Selain itu, penggunaan
UNRAMUNRAM Dosen diwajibkan menyusun laporan portofolio pembelajaran setiap akhir semester menggunakan Microsoft Excel, yang menyebabkan kesulitan seperti kesalahanDosen diwajibkan menyusun laporan portofolio pembelajaran setiap akhir semester menggunakan Microsoft Excel, yang menyebabkan kesulitan seperti kesalahan
STAIAT TAHDZIBSTAIAT TAHDZIB This fund originates from the national Education Endowment Fund and is permanent in nature, with the aim of ensuring the sustainable development of pesantrenThis fund originates from the national Education Endowment Fund and is permanent in nature, with the aim of ensuring the sustainable development of pesantren
USMUSM Pengujian sistem dilakukan menggunakan metode pengujian fungsional (black box testing) dan evaluasi akurasi hasil prediksi berdasarkan data uji. HasilPengujian sistem dilakukan menggunakan metode pengujian fungsional (black box testing) dan evaluasi akurasi hasil prediksi berdasarkan data uji. Hasil
USMUSM Surat langsung masuk ke akun Kepala Biro dan dapat didisposisikan secara berjenjang ke bagian-bagian terkait tanpa perantara fisik. Sistem ini juga mempermudahSurat langsung masuk ke akun Kepala Biro dan dapat didisposisikan secara berjenjang ke bagian-bagian terkait tanpa perantara fisik. Sistem ini juga mempermudah
USMUSM Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan implementasi program Transformasi Perpustakaan Berbasis Inklusi Sosial (TPBIS) dan dukungan dalam bentukPenelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan implementasi program Transformasi Perpustakaan Berbasis Inklusi Sosial (TPBIS) dan dukungan dalam bentuk
JOURNAL IASSSFJOURNAL IASSSF Pengembangan energi terbarukan baru di Indonesia perlu ditingkatkan untuk mengurangi ketergantungan pada energi fosil dan komitmen menurunkan emisi gasPengembangan energi terbarukan baru di Indonesia perlu ditingkatkan untuk mengurangi ketergantungan pada energi fosil dan komitmen menurunkan emisi gas
IDID Pendekatan kualitatif dengan Teknik wawancara digunakan untuk Menyusun hasil pengabdian ini. Setelah kegiatan sosialisasi dengan metode penelitian yangPendekatan kualitatif dengan Teknik wawancara digunakan untuk Menyusun hasil pengabdian ini. Setelah kegiatan sosialisasi dengan metode penelitian yang
Useful /
USMUSM Artikel ini bertujuan untuk menilai indeks walkability di koridor Jalan Gajahmada dan menilai persepsi pengguna terhadap fasilitas pedestrian guna mendorongArtikel ini bertujuan untuk menilai indeks walkability di koridor Jalan Gajahmada dan menilai persepsi pengguna terhadap fasilitas pedestrian guna mendorong
UNYUNY Sistem bumi untuk satelit terdiri dari stasiun bumi dan pusat-pusat kendali yang bekerja sama untuk mendukung satelit dan pengguna data. Stasiun bumi terdiriSistem bumi untuk satelit terdiri dari stasiun bumi dan pusat-pusat kendali yang bekerja sama untuk mendukung satelit dan pengguna data. Stasiun bumi terdiri
USMUSM Berkat kemajuan teknologi, kini pelestarian naskah kuno dapat dilaksanakan dengan melakukan alih media digital (digitalisasi). Tujuan dilakukannya penelitianBerkat kemajuan teknologi, kini pelestarian naskah kuno dapat dilaksanakan dengan melakukan alih media digital (digitalisasi). Tujuan dilakukannya penelitian
USMUSM Data dikumpulkan melalui wawancara mendalam, observasi, dan dokumentasi terhadap sepuluh informan yang aktif menggunakan layanan malam. Hasil penelitianData dikumpulkan melalui wawancara mendalam, observasi, dan dokumentasi terhadap sepuluh informan yang aktif menggunakan layanan malam. Hasil penelitian